先月から今月にかけて、近畿税理士会が開催している「業務デジタル化体験型セミナー」というイベントのお手伝いをしています。
私はペーパーレス化のお手伝い担当として
ScanSnapを使って紙資料をデータ化したり、データを直接Google Driveなどの一般的なクラウドストレージに飛ばして共有する実演などをしているのですが、その中で「証憑データをGoogle Driveなどのクラウドストレージに保存したら、レシートとか証憑原紙は捨てちゃっていいの？」と聞かれることがありました。
「Google Driveは訂正・削除履歴が長期間残らず、電帳法のスキャナ保存要件を満たさないので、原紙は捨てられないんですねえ」と答えると、「結局ベンダーとかの高いストレージを契約しないとダメなのか・・・」とつまらなそうな表情に。
「そこは仕方ないですよね～」と答えながら、そういえば「Google WorkspaceはJIIMA認証取ってたような・・・？」ということが頭をよぎったので、あとで調べてみました。
cloud.google.com
Google Workspaceは当然Google Driveも使えるので、これを利用すれば格安で書類が捨てられる「電帳法要件を満たすスキャナ保存」ができるかも！？
Google Workspaceにはいくつかプランがありますが、
電帳法のスキャナ保存の要件を満たすためには訂正・削除履歴をずっと残す必要があるので、「Vault や高度なエンドポイント管理など」
support.google.com
ができるBusiness Plusを選択すればいいのかなあ。
外部共有もできるみたいなので、会計事務所側でGoogle Workspaceを契約してGoogle Drive上のフォルダを準備してそれをお客様と共有すれば、費用をかけずに電帳法要件を満たすスキャナ保存ができるような予感がしますね。
先日来ＧＡＳで作っている、スキャンしたレシートを自動で仕訳データに変換するプログラムも、色んなレシートを食べさせてみてちょっとずつ精度が上がってきたような気がします。
これぐらいの精度で取り込めれば、無料だったら許容範囲でしょうか・・・(^^；。
「日付」、「取引先名」、「金額」も大体うまく取り込んでリスト化できてますし、スキャナ保存の検索要件も満たせそう。
お客様にScanSnapさえ導入してもらったら、Google Workspaceを使って費用なしで電帳法の要件を満たすスキャナ保存と、会計データの自動作成ができるようになったらいいですねえ。
※ちなみに今回の業務デジタル化体験型セミナーの同内容の研修動画が、月末から配信されることに。
ペーパーレス化の部分は私が喋ることになったのですが、いいのだろうか・・・？
