夢見る税理士の独立開業繁盛記

神戸市東灘区で開業している駆け出し税理士の、試行錯誤日記

事務所ホームページはこちらです→神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所

Google Workspaceは、JIIMA認証取ってるから・・・


先月から今月にかけて、近畿税理士会が開催している「業務デジタル化体験型セミナー」というイベントのお手伝いをしています。


私はペーパーレス化のお手伝い担当として

ScanSnapを使って紙資料をデータ化したり、データを直接Google Driveなどの一般的なクラウドストレージに飛ばして共有する実演などをしているのですが、その中で「証憑データをGoogle Driveなどのクラウドストレージに保存したら、レシートとか証憑原紙は捨てちゃっていいの?」と聞かれることがありました。
Google Driveは訂正・削除履歴が長期間残らず、電帳法のスキャナ保存要件を満たさないので、原紙は捨てられないんですねえ」と答えると、「結局ベンダーとかの高いストレージを契約しないとダメなのか・・・」とつまらなそうな表情に。

「そこは仕方ないですよね~」と答えながら、そういえば「Google WorkspaceはJIIMA認証取ってたような・・・?」ということが頭をよぎったので、あとで調べてみました。
cloud.google.com
Google Workspaceは当然Google Driveも使えるので、これを利用すれば格安で書類が捨てられる「電帳法要件を満たすスキャナ保存」ができるかも!?


Google Workspaceにはいくつかプランがありますが、

電帳法のスキャナ保存の要件を満たすためには訂正・削除履歴をずっと残す必要があるので、「Vault や高度なエンドポイント管理など」
support.google.com
ができるBusiness Plusを選択すればいいのかなあ。
外部共有もできるみたいなので、会計事務所側でGoogle Workspaceを契約してGoogle Drive上のフォルダを準備してそれをお客様と共有すれば、費用をかけずに電帳法要件を満たすスキャナ保存ができるような予感がしますね。


先日来GASで作っている、スキャンしたレシートを自動で仕訳データに変換するプログラムも、色んなレシートを食べさせてみてちょっとずつ精度が上がってきたような気がします。


これぐらいの精度で取り込めれば、無料だったら許容範囲でしょうか・・・(^^;。

「日付」、「取引先名」、「金額」も大体うまく取り込んでリスト化できてますし、スキャナ保存の検索要件も満たせそう。
お客様にScanSnapさえ導入してもらったら、Google Workspaceを使って費用なしで電帳法の要件を満たすスキャナ保存と、会計データの自動作成ができるようになったらいいですねえ。


※ちなみに今回の業務デジタル化体験型セミナーの同内容の研修動画が、月末から配信されることに。

ペーパーレス化の部分は私が喋ることになったのですが、いいのだろうか・・・?


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

データの修正保管とCSV出力する機能をつけてみました

前回に続いて、GASのOCRでデータ化したレシート・領収書を、会計データに変換する実験。

取り込んだデータを修正して保管する機能とCSV出力する機能をつけてみました。


GASが自動で取り込んだ日付や金額、摘要などを証憑画像を確認しながら修正し、その結果を保存。またCSV形式で出力できるようなっています。

www.youtube.com
あとは弥生会計の仕訳形式で出力できるような機能もつければ、そのまま会計ソフトに取り込むことができるようになるかなあ。
GASはGoogleアカウントさえあれば使えるので、ScanSnapさえ買ってもらえれば後は費用をかけずに導入することができるような形が作れればいいのですが。



※ペーパーレス化の研修用の動画をパワーポイントを使って作っているのですが、ScanSnapの推し活のような内容になってしまったような・・・。こんなのでいいのかしら?

でもやっぱりScanSnapの紹介が刺さるのは、紙やレシートがシャコンシャコンとデータ化されていって、それがOCRで自動で会計データに変換されてそのまま会計ソフトに取り込まれていくところを目の前で見ていただくときですよね。
それを動画だけで上手く紹介するには、どうしたらいいのでしょう?


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

OCRした結果と画像を確認・修正できる画面を作ってみました

前回次はUIかなと書いた、レシートOCRの実験の続き。
取り込んだデータのリストと、レシート・領収書の画像が表示され、データの修正も行えるような画面を作ってみました。


OCRしたデータの一覧が右側に表示され、そのデータをクリックすると左側に対応するレシート・領収書の画像が表示されるようになっています。

www.youtube.com
一応ここでOCRしたデータの金額などをチェックして、仕訳データを出力できるようになればいい感じなのかなあ。



取り込むスピードは、もうちょっと速くできるかな。

www.youtube.com
ただ毎日夜中の12時や3時にデータ化するなどトリガーを設定しておけば、朝になればデータ化できているということも可能でしょうし、あまりスピードは気にしなくてもいいのかも。
人間と違って夜中でも働いてくれますし、時間を気にしなくてもいいのがプログラムのいいところですよね。


レシートOCRをうまく使った業務の効率化といえば、先日同じ支部の税理士さんとお話しした際に、「8月に開催したScanSnapの研修に参加した後、ScanSnapを買いました」と言っていただけることがありました。

「スピードも速いし、スペースも取らないのですごく良い!」と言ってもらえたのですが、同時にもっと業務の効率化に役立つような使い方もあればということだったので、いずれこんなツールを使ってお金をかけず入力の省力化ができるような方法をお伝えできるようになるかな?


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

次はUIかな?

また前回に引き続き、GASを使ったレシート自動OCRの実験。
抽出は大体うまくいくようになった感じなので、仕訳作成に必要なデータをテーブル形式に保存する機能も作ってみました。


これだけあれば、あとはボタン一つで会計ソフトの仕訳に変換するのもあともう一歩という感じがします。


ただ取込精度が100%ではないので、使う人が確認したり修正したりできる画面が必要ですよね。
分かりやすいUI画面が作れればいいなあと思っているのですが、色々本とか読んでいると、GASの場合GoogleAppSheetを使うとノーコードで何となくかんたんに作れそう(本当か!?(^^;)。

しかし初めて使う言語なのに、こんなに早くここまで作ることができるようになったのは、本当にChatGPT先生のおかげですよね・・・。
TPOがピタッとはまれば、生成AIってこんなに便利なんだと実感できたのが今回の一番の収穫かも。
あともう少しチャレンジしてみたいと思います。


※先日購入したScanSnapのiX1600。
先代のiX500が全然快調に動いていたので買換えの必要を感じていなかったのですが、スキャナ本体に操作窓があるのは、思っていたより便利かも。

パソコンを立ち上げなくてもプロファイルを切り替えることができるので、

  • 現金のレシート・請求書を、現金レシート用のGoogleDriveのフォルダ保存のプロファイルに切り替えてスキャン。
  • その後クレジットカードのレシート、請求書を、クレジットカード用のフォルダ保存のプロファイルに切り替えてスキャン。
  • 最後に預金関係の証憑を、預金用のフォルダ保存のプロファイルに切り替えてスキャン

ということがScanSnap単体で処理できて、証憑はその時点で分類されてクラウドに保管され、会計事務所にも同期されるという流れになるといいですよねえ。


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

レシート内の文言で科目推測の精度は上がる?

最近すき間時間を見つけては遊んでいる、OCRでのレシートデータ取込実験。
次は取り込んだデータに、自動で勘定科目をあてはめることができるか挑戦してみました。


摘要に含まれる文言がテーブルにあった場合に、税率ごとに対応する勘定科目を引っ張ってくれれば成功です。

結果としては、あっけなく上手くいったような・・・。

本当GASは初めての言語なのに、ChatGPTのおかげでエラーに悩むことなくスイスイと進んでしまいます。


前回の日記でレシートにテーブル内にある文言があれば、インボイス登録事業者名にくっつける機能をつけたのですが、よく考えてみたら勘定科目と相関性の強い文言がレシートにあれば、それをくっつければ勘定科目の推測に有利に働きますよね。

たとえば
「コーヒー(10%)」や「カフェ(10%)」、「フード(10%)」の文言があれば、「会議費」
「書店」を含めば、「新聞図書費」
の可能性が高いので、これをくっつけておけば科目推測の精度が上がってくるかも?
遊びながら試行錯誤していると、途中で色々思いつくものです。


しかしダイエーでボトルコーヒーを買うと、レジ袋が「会議費」になってしまうワナ(^^;。

なかなか難しい・・・。


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です

登録事業者名に屋号を追加できるようにしてみました

またまたレシートOCRの実験の続き・・・。
インボイス番号からインボイス登録事業者名はAPIから取得できるのですが、フランチャイズのお店などの場合事業者名と屋号が違う場合が当然あるわけで・・・。
このままだと事業者名から勘定科目を紐づけるのに支障が出てしまうので、事業者名に屋号を追加でつけるようにしてみました。

あらかじめ屋号テーブルにレシートに含まれる屋号名を登録しておくと、

それを自動で事業者名のあとに()付きで後付けするようになっています。

これで勘定科目を紐づけるのもスムーズにできるはず。


最近はレシートコレクターになって色々なレシートをもらっては試していますが、ほぼ間違いなく自動判定できるとやっぱり気持ちいいですね。

後は勘定科目!
同じ事業者名でも税率ごとに違う勘定科目をあてはめるようにしておけば、例えば
「ジュース150円(8%)、レジ袋3円(10%)」
みたいな発狂しそうなレシートでも、自動で
「福利厚生費150円(8%)、消耗品費3円(10%)」
みたいな仕訳を作れるようになるかしら?


税理士会のイベントでScanSnapの動画を作るということになったので、愛用しているiX500に何も問題がないのに、新しいiX1600を購入(^^;。

右のiX500は2015年に買ったのでほぼ9年間お世話になったのですが、割とヘビーに使っていたにも関わらず特に調子が悪くなったりとかもなく全然快調に動いてくれて、本当にお値段以上に働いてくれました。
さすがに最新型はスピードは早いなと思いますが、それ以外はiX500でも十分だったのに・・・。余生は子供部屋で、学校の配布書類とかのデータ化で過ごしてもらおうかな。


神戸市東灘区御影の会計事務所 小林敬幸税理士事務所です